一、市區范圍內機要文件交換：
(一)交換單位：省直、市直、區直，在哈中直、大專(zhuān)院校、哈鐵路局、駐哈部隊、大型國有企業(yè)等參加交換的單位。
(二)交換時(shí)間:每周一、三、五下午2：00-3：30去哈市機要交換站參加文件交換。文件當日即可送到收文單位。
(三)禁止交換的文件物品：絕密文件（按?？鸵幎▽?zhuān)人、專(zhuān)車(chē)送?。?，公開(kāi)出售的書(shū)報、雜志、明信片、賀卡，私人郵件、錢(qián)幣、有價(jià)證券，及其它不準進(jìn)行交換的物品。
(四)要求：交換的文件，做到信封封面整潔，封面要用鋼筆正楷書(shū)寫(xiě)收件單位全稱(chēng)，并用漿糊封口，字跡工整。
(五)文件交寄手續：普通信件可直接送到學(xué)校辦公室文印室文件交換柜內，重要文件需在信封右上方編號標明秘級，由文印室工作人員簽字交接（機要郵寄交接手續與此相同）。交換取回的文件當日投遞到文印室各單位文件柜內，請各單位及時(shí)取件。
(六)費用：免費
二、國內范圍內機要郵寄：
(一)寄遞范圍：黨、政、軍、民主黨派、團體、企事業(yè)單位等縣團級以上單位。
(二)準寄文件范圍：有關(guān)黨和國家的文字機密，如文件、信函檔案，密碼資料、圖表、書(shū)刊等，帶有文字機密的物品，如印信、音像制品、照片、照片底板、印板等。
(三)信封必須用毛筆、鋼筆和圓珠毛書(shū)寫(xiě)清楚規范。
(四)收寄件單位名稱(chēng)要書(shū)寫(xiě)清楚，除黨、政、軍保密單位外其它單位還應寫(xiě)明單位詳細地址和郵政編碼。
(五)不得用郵政信箱或街道門(mén)牌代替收寄件單位名稱(chēng)。
(六)文件封面必須加蓋標明文件機密等級戳記。
(七)嚴禁使用舊信封和廢紙制作的信封，封口必須嚴密、完好、不得使用釘書(shū)機封口，需加封條的，封條應印有寄件單位名稱(chēng)和加蓋有寄件單位名稱(chēng)的密封章。
(八)信件重量超過(guò)500克需用繩子成井字形捆牢。
(九)信封樣式。
郵編：××××× 機密號：××× ×××省×××市 地址 單位名稱(chēng) ×××收 哈爾濱工業(yè)大學(xué)×××單位 |
(十)郵寄時(shí)間：每周一、三、五下午郵寄，必須當日上午11：30之前送交“文印室”。急件隨時(shí)郵寄。
(十一)查詢(xún)：市機要局負責一年之內的郵件查詢(xún)，請各郵寄單位及時(shí)詢(xún)問(wèn)對方郵件是否郵到，以便及時(shí)查詢(xún)(尤其畢業(yè)塵檔案更需注意超過(guò)一年之后將無(wú)法查詢(xún))。查詢(xún)方法：將文印室簽字手續或機要局郵寄單復印件(標明要查詢(xún)郵件)送到文印室即可。
(十二)郵寄費用：按照市機要局收費標準記帳，年終與各單位結算。
